Pràctica ASI-C3-IAIG: CRM: vTiger I

De wikijoan
Salta a la navegació Salta a la cerca

Objectius

vTiger CRM (http://www.vtiger.org/) és l'aplicació de gestió de clients que vam avaluar en el primer trimestre. Ara ś el moment de treballar amb ella i veure les seves funcionalitats bàsiques. Partim d'una instal.lació de vtiger CRM (v 5.1.0), amb el mòdul d'idioma espanyol instal.lat. Per veure les anotacions de la instal.lació: Instal.lació_vTiger.

Hi ha dues maneres d'instal.lar l'aplicació. Amb un binari (.bin) o, en el cas de què disposis d'un Apache-PHP-MySQL, a partir de les fonts. Per tal de configurar bé l'aplicació és necessari complir alguns requisits de seguretat i permisos de carpetes, com s'explica en els manuals d'instal.lació i en el propi procés d'instal.lació. També és interessant tenir configurat el servidor de correu sortint per poder enviar mails (per fer-ho és necessari tenir, per exemple, un compte de gmail).

Desenvolupament

Administrador de Mòduls

El primer que farà l'alumne és entrar com a Administrador (vtiger/vtiger) i, dins de Configuració, entrar a l'Administrador de Mòduls per veure quins mòduls hi ha disponibles. Veient la llista de mòduls pots percebre les possibilitats de vtiger. Llegeix la llista de mòduls, la majoria d'ells ja pots endevinar de què es tracta.

La llista de mòduls estàndar és:

  • Cuentas
  • Calendario
  • Campañas
  • Contactosettings > Workflow > Flujos de Trabajo
  • CustomerPortal
  • Indicadores
  • Documentos
  • Emails
  • Faqs
  • FieldFormulas
  • Incidencias
  • Portada
  • Facturas
  • Pre-Contactos
  • Administrador PBX
  • Webs Favoritas
  • Oportunidades
  • Tarifas
  • Productos
  • Órdenes de Compra
  • Presupuestos
  • RecycleBin
  • Informes
  • RSS
  • Pedidos
  • ServiceContracts
  • Services
  • Proveedores
  • Webforms
  • Emails

Des d'aquí els mòduls es poden configurar. Per exemple, si mires el mòdul Facturas > Facturas Configuración (martell), pots editar diferents aspectes de les factures, i pots veure com està definit un Flux de Treball: quan es fa una factura, s'ha d'actualitzar el valor de l'inventari del producte que s'ha venut: UpdateInventoryProducts On Every Save.

Anirem treballant algun dels mòduls més importants...

Administració d'usuaris

Quan coneguis per sobre tots els mòduls, donarem una ullada a l'Administració d'usuaris. L'alumne anirà dins de Configuració-Settings, mirar l'apartat d'Administració d'Usuaris.

Després de la instal.lació només hi ha dos usuaris: admin i standarduser.

En Configuración es pot veure els rols que existeixen:

  • CEO (Chief Executive Officer)
  • Vice President
  • Sales Manager (Cap de Vendes)
  • Sales Man (Venedor)

Hi ha una estructura jeràrquica, de manera que el VicePresident informa al CEO, el Sales Manager informa al VicePresident, i el Sales Man informa al Sales Manager.

Això es tradueix a nivell de base de dades amb la taula vtiger_role: 

mysql> select * from vtiger_role;
+--------+----------------+--------------------+-------+
| roleid | rolename       | parentrole         | depth |
+--------+----------------+--------------------+-------+
| H1     | Organisation   | H1                 |     0 | 
| H2     | CEO            | H1::H2             |     1 | 
| H3     | Vice President | H1::H2::H3         |     2 | 
| H4     | Sales Manager  | H1::H2::H3::H4     |     3 | 
| H5     | Sales Man      | H1::H2::H3::H4::H5 |     4 | 
+--------+----------------+--------------------+-------+

Hi ha 4 perfils, que serveixen per assignar drets d'accés a cada rol:

  • Administrator: Admin Profile
  • Sales Profile: Profile Related to Sales
  • Support Profile: Profile Related to Support
  • Guest Profile: Guest Profile for Test Users

Podem veure que la gestió de rols i privilegis és molt completa. L'aplicació ens proposa una estructura i uns nivells de seguretat, però nosaltres el podríem adaptar a la nostra organització creant nous rols, nous perfiles, assignant perfils als rols de forma dinàmica, i editant què pot fer cada perfil.

Per exemple, l'alumne haurà de visualitzar que el perfil Sales Profile pot crear, veure i esborrar Oportunitats. Per oportunitats (amb anglès leads) s'entén oportunitats de negoci: és l'inici de la cadena de facturació, que podrà concretar-se o no en una facturació.

Seguint amb els conceptes relacionats amb l'Administració d'Usuaris, també hi ha el concepte de Grups. Per defecte hi ha tres grups:

  • Team Selling (Equip de Vendes)
  • Marketing Group
  • Support Group (Suport als clients)

Si editem per exemple Team Selling podem veure com podem assignar directament al grip usuaris individuals o bé tot un rol.

Un altre item és Privilegis d'Accés, on podem donar accés de forma personalitzada elementes d'un grup-rol-usuari a un altre grup-rol-usuari. Només a mode d'exemple (no ho facis, només simula), mira com podríem fer que tots els membres del grup Team Selling puguin visualitzar les incidències que creen els membres del Grup de Suport

Des del punt de vista de l'administrador, és interessant els apartats Auditoría de usuarios i Histórico de Accessos.

Feina

Els alumnes, que en principi treballaran per parelles, crearan un usuari amb el rol de cap de vendes (SManager_XX), i un altre usuari amb el rol de venedor (SMan_XX)

Configuración > Usuarios > Nuevo Usuario. Creareu dos usuaris. Posareu el noms i cognoms reals, pwd: vtiger, i com hem comentat, un usuari amb el rol Sales Manager (SManager_XX) i l'altre amb el rol Sales Man (SMan_XX).

  • Acabeu d'omplr totes les dades del formulari
  • Mireu de ficar una foto vostra, si és possible
  • fiqueu un mail real
  • A la configuració de Asterisk no fiqueu res. Asterisk és un sistema basat en codi lliure per gestionar totes les trucades telefòniques i fer de centraleta.
  • Components de la Pàgina Principal: mostreu tots els components (opció per defecte). D'aquesta manera, quan inicieu una sessió, se us mostrarà la informació més relevant.
  • Interval de recordatori: fiqueyu 30 minuts (de moment)

D'aquesta manera tenim definits dos usuaris. El primer és el supervisor, i el segon és pròpiament el que farà la feina de vendes i estarà en contacte directe amb els clients.

Començant a treballar

Anem a fer tots els passos necessaris per efectuar una venda.

NOTA: Com has pogut observar, vTiger té funcions de facturació (comandes, factures,...), però no de comptabilitat. Recorda que és un CRM, no és pròpiament un programa de facturació i comptabilitat. La qual cosa significa que el departament d'Informàtica de l'organització i l'analista hauran de determinar quin és el software de facturació i comptabilitat a utilitzar (si efectivament vTiger no ens satisfà), i integrar-lo amb la funcionalitat CRM de vTiger. Totes aquestes tasques d'anàlisi i integració són pròpiament el rovell de l'ou de la Implantació de Sistemes de Gestió a les Empreses, i que justifica la feina de les consultories especialitzades i els pressupostos de la implantació de solucions fetes a mida.

pre-contactes, contactes i comptes (cuentas, accounts)

La nostra organització BALMES COOP té un stand en una fira de serveis informàtics. El venedor SMan_XX atén els visitants. El visitant Pere_XX de l'empresa TEXTIL_XX està interessant en el nostre servei de fer pàgines web. Per tant, s'intercanvien les targetes i el Pere_XX queda que s'estudiarà el prospecte que li han lliurat, i SMan_XX queda que el trocarà en una setmana.

Aquest procés, tan habitual, és l'inici d'una oportunitat de negoci (lead). Quan torni a l'oficina, SMan_XX introduirà a Pere_XX com a pre-contacte, i anotarà les impressions de la xerrada (un bon comercial té bon olfacte per als clients), i anotarà que l'ha de trucar en el plaç d'una setmana.

Inicia una sessió com a SMan_XX, i fés aquestes tasques. Fixa't que després d'introduir les dades de la targeta de visita a la base de dades, ja pots llençar la targeta (la informació sempre es guarda centralitzada a la base de dades, i aquesta estarà sempre disponible des d'una PDA, per ex). Posa un mail vàlid per a Pere_XX. A Informació Addicional pots ficar les impressions del contacte...

Com a recordatori de què l'has de trucar en una setmana tens diverses opcions. Quan has grabat el pre-contacte, mira l'apartat Accions. Pots fer: Afegir un event; Afegir a Tasques Pendents; Afegir una Nota. Per unificar criteris, Crea un nou event:

  • Tipus de tasca: trucada
  • Estat: Pendent
  • Assumpte: trucar a Pere_XX
  • Prioritat: alta
  • etc

Com pots veure, hi ha moltes opcions: invitar algú al recordatori, recordar, repetir.

Ara, si obrim el Calendari, veuràs que l'event ja es pot visualitzar.

Si ja hem realitzat la trucada i sembla que l'oportunitat de negoci tira endavant, és el moment de convertir el pre-contacte a contacte. Encara que la distinció no té perquè ser clara, podem pensar que per donar d'alta el contacte ha d'estar donada d'alta l'empresa del client (Cuenta) i una Oportunitat associada. Efectivament, si utilitzem l'acció Convertir pre-contacte a contacte, automàticament es crea el Compte i l'Oportunitat associats.

Ara podem anar a Cuentas i completar tota la informació referent a TEXTIL_XX. Per a nosaltres, Comptes (Accounts) té el sentit d'empresa-orgnització (en principi un client, al qual podrem facturar).

També completem la informació a Oportunitats (s'ha creat una nova oportunitat-lead). Podem posar que la fase de l'oportunitat és Valorant, i que el següent pas és enviar un pressupost i tornar a trucar. Dins de Más Información, podem afegir una nova tasca: enviar un pressupost i tornar a trucar (marquem la trucada que teníem pendent com a realitzada).

Feina per la propera pràctica

Per tant, ara iniciem la cadena de facturació: enviarem un pressupost, i si ens l'aproven, realitzarem una pàgina web i farem la factura quan haguem finalitzat el servei encomanat. Però abans de fer el pressupost tenim unes quantes tasques a realitzar.

  • afegir informació detallada del compte TEXTIL_XX (NIF, direcció, telèfons): és necessària omplir aquesta informació per poder fer la factura.
  • Hem d'omplir la llista de serveis que volem ofertar, i el preu dels serveis. Si l'empresa no és de serveis, és a dir, una empresa comercial, haurem d'afegir la llista d'articles i categories d'articles.

Accedint a la base de dades

En aquesta ocasió entrarem a la base de dades amb un usuari vtiger/vtiger (en comptes de root), que sigui el propietari de la base de dades vtigercrm, i que només tingui permisos per accedir a la base de dades vtigercrm. Les comandes per crear la base de dades són (ja està fet, s'ha de fer abans de la instal.lació). 

mysql> CREATE DATABASE vtigercrm510 DEFAULT CHARACTER SET utf8 DEFAULT COLLATE utf8_general_ci;

mysql> CREATE USER 'vtiger'@'localhost' IDENTIFIED BY 'vtiger';
mysql> GRANT ALL PRIVILEGES ON vtigercrm510.* TO 'vtiger'@'localhost' WITH GRANT OPTION;

i comprovo que funciona:

$ mysql -u vtiger -p
Enter password: 
Welcome to the MySQL monitor.  Commands end with ; or \g.
Your MySQL connection id is 390
Server version: 5.0.75-0ubuntu10.2 (Ubuntu)

mysql> use vtigercrm510
Database changed

Les taules relacionades amb la informació que has utilitzat i modificat són (entre d'altres): 

vtiger_role
vtiger_profile
vtiger_role2profile
vtiger_groups
vtiger_group2role
vtiger_group2grouprel
vtiger_users

mysql> desc vtiger_users;

vtiger_user2role
vtiger_users2group
vtiger_account

vtiger_contactdetails

vtiger_leaddetails
mysql> desc vtiger_leaddetails;

Visualitza aquesta informació i localitza les dades que són pròpies del teu usuari.

Entrega

No s'ha d'entregar res. El professor avaluarà la feina feta a classe i es pot rastrejar l'activitat a la base de dades.

Recursos

Durarda

3 hores


creat per Joan Quintana Compte, gener 2010

Obtingut de «http://wiki.joanillo.org/index.php?title=Pràctica_ASI-C3-IAIG:_CRM:_vTiger_I&oldid=4276»